GDPR

Persondataforordning

EU persondataforordning (GDPR) får virkning i 2018. Efter skæringsdatoen i maj er der flere skærpede krav, du som kundeservicechef skal sørge for, at dine medarbejdere overholder, når de mailer eller chatter med potentielle eller eksisterende kunder.

Har du også disse udfordringer?

Du kan måske genkende flere af nedenstående udfordringer, som dit kundecenter stadig mangler at få styr på for at leve op til kravene i persondataforordningen:
  • I sender ukrypterede e-mails til kunder, som indeholder personfølsomme eller personhenførbare oplysninger.  
  • I indsamler oplysninger om jeres kunder, som ikke er relevant for behandlingen af kundernes henvendelse. 
  • I kan ikke svare på en kundes forespørgsel om, hvilke data I har registreret og gemt om vedkommende. Kunden har derfor heller ikke mulighed for at blive glemt.
  • Medarbejdere har haft adgang til kundeinformationer, som de ikke burde have haft adgang til. 
  • I mangler dokumentation for hvilke medarbejder, der har haft adgang til de enkelte kunders oplysninger og data. 
  • I mangler samtykke fra jeres kunder og dokumentation for, hvad ”samtykke-formuleringen” var på det tidspunkt, kunderne accepterede.

Er svaret ja?

Så er det vist ingen hemmelighed, at du kan bruge noget hjælp.

Vi har fuld fokus på de nye GDPR-krav og vil selvfølgelig gerne hjælpe dig med at få løst din virksomheds udfordringer med at leve op til persondataforordningen.

Ja tak, jeg har brug for hjælp til at få styr på de massive udfordringer mit kundecenter har med at leve op til EU persondataforordning.

Kort om persondataforordningen

Hvad betyder compliance?
Ordet compliance spiller en temmelig væsentlig rolle i persondataforordningen. Oversat betyder det noget i retning af "overholdelse af givne regler".
Hensigt
Hensigten bag de nye regler er at styrke datasikkerheden, beskytte personoplysninger i EU og harmonisere reglerne på tværs af EU's medlemsstater.
Høje krav
Persondataforordningen stiller høje krav til indhentning af samtykke, uddannelse af medarbejdere samt den daglige behandling og opbevaring af persondata.
Mål
Målet med persondataforordningen er at skabe gennemsigtighed, styrke de europæiske borgeres ret til privatliv og beskytte personlige data.

Dette skal du kunne dokumentere

For at din virksomhed kan være i compliance med GDPR, er der skærpede krav, dit ticketsystem skal leve op til. Din virksomhed skal fx kunne dokumentere og svare på:
  • Hvilke personfølsomme eller personhenførbare data, der er blevet indsamlet.
  • Hvad formålet er med, at disse data er blevet indsamlet.
  • Hvor længe I opbevarer personfølsomme data i systemet.
  • Hvordan data bliver behandlet.
  • Hvordan kunden får sine data ændret eller slettet fra jeres system.
  • Hvilke medarbejdere, der har haft adgang til oplysningerne.
  • Hvem I deler data med.
 

Kan dit kundecenter trække den påkrævede dokumentation ud af jeres nuværende ticketsystem, så I lever op til kravene i GDPR? Hvis ikke, så viser vi dig gerne, hvordan du kan gøre det med etrack1.

Kan du dokumentere i Outlook?

Det er strengt nødvendigt, at din virksomhed har et ticketsystem, som nemt og hurtigt kan give overblikket og fremvise dokumentation på hvilke oplysninger, I har om de enkelte kunder.

Kan Outlook og et CRM-system klare den opgave alene? 

Det korte svar er nej. 

Så hvis du driver et kundecenter, hvor I håndterer kundernes personfølsomme data i Outlook, er du på den.

Big time.

Vi vil selvfølgelig gerne hjælpe dig med at få styr på informationsflowet og eliminere dine kundeservicemedarbejderes unødvendige manuelle arbejdsgange med e-mails, så I kan opfylde kravene i persondataforordningen. Hvis I altså følger vores anvisninger.

Hjælp

Vi skal have styr på vores data og overholde GDPR-kravene om dokumentation af personfølsomme oplysninger, så vi undgår bøder.

Vidste du, at...

Håndtering af personfølsomme eller personhenførbare oplysninger har været et fokusområde i etrack1 siden 2010? Det skyldes, at vi har kunder fra nogle af landets største virksomheder fra den finansielle sektor, som længe har haft behov for at leve op til reglerne om at beskytte personfølsomme data.

Fuld compliance i etrack1

Når din virksomhed implementerer etrack1 og følger vores anvisninger, får I et ticketsystem, som er tilrettet alle GDPR-kravene. Dermed får dit kundecenter de bedste forudsætninger for at være i compliance med EU persondataforordningen.

Via Kontaktuniversets intelligente formularer opsamler etrack1 sikkert data fra kundehenvendelser på både mail og chat. Dermed bliver personfølsomme eller personhenførbare data automatisk klassificeret og kan efterfølgende dokumenteres i systemet.

Mere specifikt opsamler etrack1 data via Kontaktuniverset med fuld fokus på de nye GDPR-krav:

  • Data Protection by Design
  • Identifikation af alle typer af data
  • Samtykker og særligt samtykke
  • Sletning eller anonymisering af data 
  • Kryptering
  • Audit trail på alle sager
  • Sikker kommunikation via Mine sider
  • Digital signering

Som kunde hos etrack1 kan du som Coop, Ørsted, GLS og vores 150 andre kunder have fuld tillid til, at din virksomhed er i compliance med GDPR, hver gang dit kundecenter har skriftlig korrespondance med kunderne og ellers følger vores anvisninger.

Ja tak

Min virksomhed skal også være i compliance med persondataforordningen, så vi undgår bøder i millionklassen.